Manager dan Keahliannya

Pengertian Manager

Manager adalah orang atau seseorang yang harus mampu membuat orang-orang dalam organisasi yang berbagai karakteristik, latar belakang budaya, akan tetapi memiliki ciri yang sesuai dengan tujuan (goals) dan teknologi (technology).

Dan tugas seorang manager adalah bagaimana mengintegrasikan berbagai macam variabel (karakteristik, budaya, pendidikan dan lain sebagainya) kedalam suatu tujuan organisasi yang sama dengan cara melakukan mekanisme penyesuaian.

Pengertiaan Manager menurut Wikipedia :

Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi

Kemampuan Yang Harus Dimiliki Oleh Manager

1. Ketrampilan Konseptual ( Conseptual Skills) adalah kemampuan mental untuk mengkoodisikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi . ini mencakup kemampuan manajer untuk melihat organisasi sebagai suatu keseluruhan dan memahami hubungan antara bagian yang saling bergantung, serta mendapatkan,menganalisa dan menginterpretasikan informasi yang diterima dari bermacam – macam sumber.

Alasannya

Seeorang manager harus memiliki Keterampilan Konseptual, karena seorang manager harus mempunyai rencana kerja agar perusahaan yang dipimpinya mempunyai tujuan yang jelas.

2. Ketrampilan Kemanusiaan ( Human skills) adalah kemampuan untuk bekerja dengan memahami, dan memotivasi orang lain baik sebagai individu ataupun kelompok. Manajer membutuhkan ketrampilan ini agar dapat memperoleh partisipasi dan mengarahkan kelompoknya dalam pencapaian tujuan.

Alasannya

Karena dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan.

3. Ketrampilan Administratif ( Administratif Skills ) adalah keseluruhan ketrampilan yang berkaitan dengan perencanaan,pengorganisasian ,penyusunan kepegawaian dan pengawasan. Ketrampilan ini mencakup kemampuan untuk mengikuti kebijaksanaan dan prosedur , mengelola dengan anggaran terbatas,dan sebagainya. Ketrampilan administrative adalah suatu perluasan dari ketrampilan konseptual . Manajer melaksanakan keputusan melalui penggunaan ketrampilan administrative dan kemampuan kemanusiaan.

Alasannya

Karena seorang manager harus dapat meminimalkan anggaran yang tersedia dengan semaksimal mungkin.

4. Ketrampilan Teknik ( Technicall Skills) adalah kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan,prosedur-prosedur atau teknik dari suatu bidang tertentu,seperti akuntasi,produksi,penjualan,atau permesinan dan sebagainya.

Alasannya

Karena seorang manager harus tau penggunaan peralatan dengan baik, agar dapat memberi contoh kepada bawahaannya

5.   Budgeting and Cost Skills Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya proyek memiliki peran yang sangat penting. Dengan demikian manajer proyek dituntut untuk memiliki pengetahuan dalam hal analisis biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.

Alasannya

Mengapa seorang manager harus memiliki Budgeting and Cost Skills, agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.

6.      Time Management Skills Perencanaan proyek membutuhkan kemampuan untuk menjadwalkan proyek. Disini manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas yang diperlukan. Selain itu manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis. Kemudian, manajer proyek harus mengatur waktu peringatan untuk mengindikasikan tanggal-tanggal kritis selama proyek berlangsung.

Alasannya

Mengapa seorang manager harus memiliki Time Management Skills Agar proyek yang direncanakan selesai tepat waktu.

7.   Leadership Skills Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menandakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja. Dengan ini manajer proyek dapat mempengaruhi bagaimana orang lain dapat bertindak dan bereaksi terhadap isu-isu proyek. Grey&Larson (2006) memberikan contoh gaya kepemimpinan dengan memberi teladan sebagai syarat menuju manajer proyek yang efektif. Ada enam aspek yang melingkupinya, antara lain :

·         Prioritas, hal ini berbicara mengenai penggunaan waktu. Manajer proyek memerlukan banyak waktu untuk mengamati sebuah pengujian kritis daripada menunggu laporan.

·       Urgensi, dengan meningkatkan pola interaksi dengan tim seperti laporan dan rapat penting dengan sering akan membuat tim merasa bahwa pekerjaan ini sangat penting. Ketika tim sudah memiliki kesadaran seperti ini, maka tidak ada yang akan meremehkan suatu aktivitas di dalam proyek.

·  Pemecahan masalah, manajer proyek yang aefektif akan lebih memusatkan kepada bagaimana tim dapat mengubah masalah menjadi kesempatan atau apa yang dipelajari dari suatu kesalahan untuk lebih proaktif dalam memecahkan masalah.

·         Kerjasama, berbicara mengenai bagaimana manajer proyek bertindak terhadap orang luar dan memengaruhi bagaimana anggota tim berinteraksi dengan orang luar.

·      Standar Kinerja, manajer proyek harus menetapkan standar yang tinggi untuk kinerja proyek melalui respon yang cepat atas kebutuhan tim, mengikuti isu-isu penting, berprinsip teguh, serta hati-hati dalam menjalankan pertemuan-pertemuan kritis.

·         Etika, jika seorang manajer proyek dengan bebas menyalahgunakan atau menahan informasi penting dari manajemen atas atau pelanggan, hal ini member isyarat kepada anggota tim bahwa perilaku seperti ini dapat diterima dan dilakukan.

Alasannya

Seorang manager harus memiliki Leadership Skills agar dihormati oleh bawahannya dan bawahannya bisa bekerja dengan baik.

Tjiptono&Diana (2003) mendeskripsikan pemimpin yang baik memiliki karakteristik; tanggung jawab yang seimbang, Model peranan yang positif, memiliki keterampilan komunikasi yang baik, memiliki pengaruh yang positif, dan memiliki kemampuan untuk meyakinkan orang lain. Antara lain:

1. Resource Management and Human Relationship Skills Pemakaian sumber daya adalah masalah utama bagi para manajer proyek dan merupakan sumber konflik utama yang terjadi di proyek. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan social dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder. Seorang manajer proyek yang efektif harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan persahabatan dengan pihak lain, salah satunya dengan menjadi pendengar yang baik.
2. Communication Skills Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka. Kadang, jadwal perencanaan yang sudah dibuat secara sempurna oleh manajer proyek tidak dijalankan oleh timnya, tim lebih memilih bekerja dengan aturan mereka sendiri. Hal ini dikarenakan sang manajer tidak memberikan penjelasan atau mempresentasikan prosedur yang diinginkan dalam menjalankan proyek.
3. Negotiating Skills Untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan negosiasi dititik beratkan disini. Tapi, manajer proyek harus memahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini manajer proyek dapat melakukan bargaining dengan pemikiran yang tenang dan jernih untuk memperoleh apa yang diinginkan. Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan.
4. Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills Manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Bagaimanapun apa yang akan dikatakan sang manajer proyek kepada pelanggannya akan lebih berpengaruh daripada yang mengatakan hanya bagian marketing. Selain itu, kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsif terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara terus-menerus dengan pelanggan maupun antar tim proyek (Tjiptono&Diana, 2003).

Selain keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:

1. Keterampilan manajemen waktu merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
2. Keterampilan membuat keputusan merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

Kesimpulan

Jadi ketrampilan mana yang relative lebih penting tergantung pada organisasi,tingkatan manajerial dan fungsi yang sedang dilaksanakan.
setiap ketrampilan harus dimiliki oleh setiap manajer,hanya untuk tingkatan manajemen yang berbeda akan berbeda pula porsi masing –masing kebutuhan atas ketrampilan – ketrampilan tersebut.
Sebagai contoh manajer puncak disuatu perusahaan lebih membutuhkan ketrampilan konseptual dibandingkan manajer pada tingkatan lini pertama yang lebih membutuhkan ketrampilan teknik. seperti gambar dibawah ini :

Manager

Organizational Structure Of  Front Office For Large Hotel

1. Operational of Employees

Operational of employees are people who directly have to do their own work in accordance with the orders of superiors. Employees have the operational responsibility for the first line management.

Bellboy / Bellman duties as an employee of the operational :

1.   Unload guests from the car

2.   bring guest’s luggage or items that will check-in

3.   Transport of goods in accordance with the amount of  room.

4.   Help bring the guests at check-out items from room to the lobby or next to the  guest vehicle, taxi , etc

5.   Storing guest luggages with a special mark (baggage tag) for guests who come to the hotel or  guests who entrust the goods in belldesk.

Example :

Dismantling waitress guests from the car to the guest room, and guest shop with a special mark.

2. Manejemen First Line

Manejemen first line, also known as the operational management terms, is the lowest level in charge of directing and overseeing the management of non-managerial employees involved in the production process. They are often called supervisors (supervisors), shift manager, area manager, office manager, department manager, or foreman (foreman).

Main tasks of the duty manager as first line management :

1.   Assist Front Office Manager duties and FOM Asssistant in carrying out operational duties in the front office.

2.   Support the smooth process of check-in and check-out in the front office.

3.   Dealing with difficult guests and staff at the front desk

4.   Operational controls around the front office, including the lobby, restaurant, bar, lounge and guest room corridors.

5.   Creating a report on the findings of each shift and events during work hours.

6.   Welcoming the VIP guests along with Front Office Manager

Example :

Support the work of front office operations and overall operational control of the department for specific changes. The task manager is responsible to the Front Office Manager, and membawahin Front Office Supervisor, Front Office Staff, Officers Guest Relations, Concierge, Business Center Secretary.

3. Middle Management

Middle management covers all the management were among the first-line managers and top management and served as a liaison between the two. Positions including middle managers among the head, project leader, plant manager, or division manager.

Fundamental duty manager front office as a middle management :

1.   Selecting, placing, training and evaluating front office employees.

2.   Ensure that all staff at the hotel front office computer control systems, ethics and operating standards of telephone calls received at the hotel.

3.   To maintain harmonious working with sales and marketing at the price of room

4.   Welcoming guests VIP

5.   Handle guest complaints that can not be resolved by subordinate

6.   Make monthly reports on the guest list, the occupancy rate and income statement / in the front office.

7.   Front office staff to maintain discipline by providing warnings and sanctions for violating the provisions.

8.   Improving the quality and achievements of employees who excel by giving awards

9.   Create annual budgets, analyzing operations and hotel revenue daily from the revenue side, the average room rate

Example :

Creating guest satisfaction and provide a positive impression for guests in the work area-Reporting to: General Manager. And supervise subordinates that all front office staff to work well.

4. Top management

Top management, also known as the executive officer, responsible for planning activities and general corporate strategy and direct the course of the company. Examples of top management is the CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer) and CFO (Chief Financial Officer).

basic tasks as general manager of top management :

1.   Responsible for the overall operation of two hotels business forms.

2.   General Manager holds ultimate authority over hotel operations and usually reporting directly to the corporate office or hotel owner

3.   General Manager responsible for recruiting and management of the management team

Example :

The general manager is a manager who has responsibility for all parts / functional on a company or organization. General manager to lead some of the units responsible for field work function of some or all of the functional managers. In a small business may simply needed a general manager, while in the company or organization that caliber usually have a few general managers responsible for different tasks.

 

efficiency & effectiveness

Definition of efficiency: efficiency is a measure of success is measured in terms of value resource/cost to achieve the result.

Understanding of the efficiency according to the figures :

1.   Mulyamah (1987;3) is:

"Efficiency is a measure of input use in comparing the plan with the use of realized or actual use"

2.   SP Hasibuan (1984;233-4) quoting H. Emerson is:

" the effectiveness of a better comparison between input (input) and output (result between the profits with the resources they used), as well as optimum results are achieved with limited resources. In other words, the relationship between what has been achieved. "

from the above understanding can I conclude the efficiency is :

Size comparison of incomes with expenditures. When you use the limited resources, but could finish on time with minimum cost.

Example:

Budi go to jogja by train is faster and less expensive than using bus.

understanding the effectiveness is "Effectiveness is a measure that states how far targets (quantity, quality and time) is achieved where a larger percentage of targets achieved, the higher the effectiveness.".

while understanding the effectiveness according to the figures :

1.   Schemerhon John R. Jr. (1986:35) is:

"Effectiveness is the achievement of the target output is measured by comparing the output from the budget or need (OA) with the realization or the actual output (OS), if (OA)> (OS) called effective".      

           

2.   Prasetyo Budi Saksono (1984) is:

      "Effectiveness is the degree of entanglement of output is achieved with the output     

       expected from a number of inputs".

from understanding the effectiveness of the above can conclude is:

How great success has been achieved, but still does not exceed the budget and time specified.

Example:

success of the government to make the busway by raising awareness of using public transit

Management

Problems :

Today, education in indonesia is considered very important for the people. many people who wants to enter a prestigious school (favorite school), but the reallity the prestigious schools make the lower school (regullar school) become frightened and fear.  Students of favorite school has good ability , has good skills, and also has best performance of each individual. Schools with lower school still has not able to maximize existing students yet. This is caused they do not use good management.

Solution

It should hold a recruitmen for a professional staff at the school. Every school should have a good teacher in the school  and should have good management are:

1.         Clerical personnel to handle the transaction and processing the data and perform to investigations.

2.         First level manager: to manage the data processing is supported by planning, scheduling, identification of situations out-of-control and decision-making mid-level down.

3.         specialist staff are used for the analysis for planning and reporting

4.         Management: for the preparation of periodic reports, the demand for magazines, special analysis, special reports , supports the identification of problems and opportunities.

In the world of education is still not find the ideal composition of human resources. Because it still has not been addressed by the experts. So still a lot of data encountered - raw data in education.

Conclusion :

Educational organizations are not immune from the process digitalisasi.Oleh as management information systems are needed to help process data and information available within the organization as an information processing device kependidikan.Sistem requires as raw materials, to process the necessary information from the disciplines of applied science processing manajem data can be run well and in the information management system according tujuan.Selain pendidika.Manajemen applied in the world of work is required in educational organizations. Because without people skilled in the art of organization and even for the data will not be able to work well and the maximum

my name is Dhanar