Job Description Reception

referensi tentang job description Reception I
RECEPTIONIST 
Sebuah resepsionis hotel adalah orang atau orang-orang yang bekerja di meja depan hotel,

memberi salam kepada tamu pada saat kedatangan dan membantu mereka dengan masalah selamamereka menginap. Seorang resepsionis hotel juga dapat disebut sebagai petugas meja. Kebanyakanhotel hanya memerlukan resepsionis mereka untuk memiliki ijazah sekolah tinggi atau setara,

meskipun beberapa mungkin memiliki gelar sarjana di wilayah seperti bisnis atau manajemen hotel.Dalam hari untuk bekerja hari, seorang resepsionis hotel mungkin akan perlu untuk menjawab

telepon ketika tamu-tamu potensial panggilan, untuk menjawab pertanyaan atau mengambil pemesanan. Dia atau dia akan perlu untuk mempertahankan catatan dan mungkin menciptakan danmenjaga sistem pengarsipan, dan menjaga area kerja nya rapi karena itu adalah hal pertama tamu akan

melihat saat memasuki hotel. Ketika tamu tiba, resepsionis hotel akan selesai check in proses.Hal ini melibatkan menugaskan kamar untuk tamu, menciptakan kunci, dan menjelaskan

kebijakan mengenai check-out kali dan setiap makanan sudah termasuk. Resepsionis perlu untuk mempertahankan laci uang tunai dalam rangka untuk menerima pembayaran untuk ruang, baik padakartu tunai atau kredit. Dia juga mungkin perlu mengatur account biaya untuk digunakan para tamuselama mereka menginap, sehingga mereka mampu biaya hal-hal ke kamar mereka, dan membayar semuanya sekaligus pada saat check-out.Tugas seorang receptionist hotel adalah :

1. Menyambut setiap tamu tamu hotel dengan ramah

2. Menjawab telepon berkaitan dengan informasi akan hotel tersebut

3. Memberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para pengunjung hotel

4. Memberikan informasi berkaitan dengan hotel kepada para pengunjung hotel

5. Mencatat daftar pengunjung hotel berkaitan dengan check in & check out

6. Data entry akan informasi tamu hotel

7. Mencatat berbagai informasi yg diperlukan oleh hotel seperti check in check out reservasi dll

8. Menyortir surat surat yang masuk ke hotel baik kertas maupun elektronik 

9. Memberikan citra + image hotel yg baik dan ramah serta profesional

10. Memberikan bantuan kepada setiap pengunjung hotel bila diperlukan

11. Mengamati & melaporkan aktivitas pengunjung hotel yang mencurigakan bila diperlukan

12. Bagi receptionist shift malam, ada kemungkinan besar dituntut untuk mampu mengerjakan nightauditing dimana ketika malam tiba, receptionist bisa juga bertugas :

- Sebagai petugas keamanan di malam hari- Mengurus check in check out di waktu malam- Menerima telepon di malam hari

- Menerima panggilan tamu hotel akan kebutuhan room service

- Menjadi bellboy

- Mengaudit guest ledger 

- Memasang pengumuman mengenai room rate + room tax hari itu kepada setiap guest folio (accounttamu) di tengah malam (biasa menjelang subuh jam 2 dini hari)

- Memasang or mengganti room rate + room tax buat esok yang dilakukan malam hari

- Mengecek akurasi beban biaya kepada account tamu hotel

- Mengurus pemesanan hotel di malam hari- Mengurus komplain tamu hotel di malam hari (tepatnya menampung komplain tamu hotel buatdisampaikan kepada yg atasan di pagi harinya)- Koordinasi kebutuhan housekeeping di malam hari

sumber :http://www.scribd.com/doc/61124495/Receptionist

referensi tentang job description Reception II

1. Pengertian

Tamu yang baru datang akan menuju ke counter kantor depan terlebih dahulu untuk melakukan registrasi atau mengambil kunci kamar, ketika berada di dekat counter mereka akan disambut oleh seorang receptionist yang berada di balik counternya. Seorang reception akan memberikan sambutan hangat kepada para tamu dengan memberikan salam, ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan, dengan senyum yang ramah tetapi cekatan.

Di beberapa hotel besar bagian reception tidak hanya menangani tamu check in saja tetapi juga menangani tamu check out juga, penggabungan tugas ini mungkin dilakukan jika hotel sudah menerapkan sistem komputer, ada banyak istilah yang digunakan untuk bagian ini antara lain Front Desk Agent, Guest Service Assistant, Ambasador, Room Clerk.

Seorang reception adalah orang yang penting bagi tamu dan hotel, bagi tamu petugas reception adalah orang yang paling sering dihubungi selama mereka menginap. Bagi hotel petugas reception adalah orang yang menciptakan dan mempertahankan citra yang baik dan membuat tamu ingin datang kembali ke hotel. 

2. Tugas dan Tanggung Jawabnya
Reception mempunyai tugas dan tanggungjawab yang penting dalam
menunjang tujuan dari sebuah hotel karena bagian ini banyak
berhubungan langsung dengan pengunjung dan tamu hotel.

Rincian tugas bagian reception yaitu:
1. Menyambut tamu tiba
2. Memproses pendaftaran tamu
3. Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu
4. Menangani kunci kamar tamu
5. Menjawab telepon dengan cepat dan ramah
6. Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar & sleep out
7. Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu
8. Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan pelayanan hotel
9. Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu & kamar seperti laporan tingkat hunian kamar, laporan tamu yang menginap di hotel .

sumber :http://smipusi.blogspot.com/2011/01/bagian-reception-reception-section.html

STRATEGIC PLANNING & OPERATIONAL PLANNING

STRATEGIC PLANNING

process undertaken to determine the organization's strategy or direction, and make decisions to allocate resources (including human resources modaldan) to achieve this strategy. Various business analysis techniques can be used in this process, including SWOT analysis (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), PEST (Political, Economic, Social, Technology), or Steer (Socio-cultural, Technology, Economy, Ecology, Rules). Strategic Planning (Strategic Planning) is a management tool used to manage the current state to make projections of future conditions, so the strategic plan is a guide that can be used by an organization's current conditions for their work on 5 to 10 years into the future (Kerzner , 2001)

To achieve the strategy set by the organization in order to have a competitive advantage, then the chairman of the company, operations manager, must work in an existing system in the process of strategic planning / strategic planning (Brown, 2005). Manufacturing capabilities, should be used appropriately, so it can be a weapon that excels in strategic planning (Skinner, 1969). To achieve the strategy set by the organization in order to have a competitive advantage, then the chairman of the company, operations manager, must work within the existing system on the strategic planning process Brown, 2005). Manufacturing capabilities, should be used appropriately, so it can be a weapon that excels in strategic planning (Skinner, 1969).

Strategic planning is the formal consideration of the future direction of the organization. All strategic planning associated with at least one of the three key questions:

1. "What do we do?"

2. "To whom do we do?"

3. "How do we excel?"

Benefits and Strategic plan

1. Determine the boundaries of business / business. Selecting a focus area of ​​business that will be developed based on all layers of management.

2. Provide direction of the company. Menentuan business boundaries and direction of the company are two sides of the same coin which underlies or produced. Secondly it is the foundation of the company's policy of setting priorities and actions in the face of environmental change.

3. Directing and shaping corporate culture. Strategic plan to support the direction and the formation of corporate culture through a process of interaction, bargaining, or mutual communication.

4. Maintaining a consistent and appropriate policies.

5. Maintain flexibility and stability operations. Facilitate preparation of annual action plans and budgets.

Stage and strategic planning framework

v Formulation of the company's mission

v Analysis of advantages, weaknesses, opportunities and threats (SWOT)

v Determination of the direction, objectives and strategies

v Identify the programs and financial projections

Strategic Planning Process This process involves the following steps:

1.      Reviewing and updating the strategic plan of two years ago.

2.      Deciding assumptions and guidelines

3.      The first iteration of the four new strategic plan.

4.      Analysis

5.      The second iteration of the new strategic plan

6.      Reviewing and Approving

Example:

1. STP Sahid Nature intended to teach science and math to students with high quality standards to be useful after graduation.

2. Univ. Sahid provide educational services with the highest quality possible.

OPERATIONAL PLANNING

operational planning from tactical planning, has a more narrow focus, shorter durations (less than 1 year) and involves low-level management. Operational planning (operational planning), efficiency focused, which in terms of operation and especially not now operating effectiveness. An operational planning.

1.     Production planning (Production Plan): Planning relating to the methods and technology needed in the work of two.

2.     Financial Planning (Financial Planning): Planning associated with the funds needed for operating activities

3.     Facilities Plan (Facilities Plan): Planning-related facilities & layaout work is needed to support the task.

4.     Planning marketing (Marketing Plan): Dealing with the purpose of selling and distribution of goods / services.

5.     human resource planning (Plan for Human Resources): associated deng

Planning Function:

- Means of communication

- Basic resource allocation settings

- Tools to encourage planners and implementers look ahead

- Grip and control functions benchmark

Process and Planning:

a. Determination Determination of objective

b. Assessment of the initial position of the target destination

c. Selection of alternative

d. Preparation of a series of steps to achieve goals

Planning Element

o   Operational Planning

o   Project scope

o   Quality Planning  

o   preparation time schedule

o   cost planning

o   Human Resource

o   Planning Program risk

o   management contracts and purchase

o   Planning of communication

Surat Pemesanan Kamar Rombongan dari Travel Agent (F.O)

BATAVIA TOURS AND TRAVEL

                            Jalan Padma no 2, legian, kuta, Bali , Indonesia 036 175 1381

Attention To:                                                                                                 November  9^th  2011
ReservationSection
JW Marriott Hotel jakarta

Jalan Lingkar Mega Kuningan Kav E 1.2 No 1&2

South Jakarta, 12950 Indonesia

Dear Sir/ Mam,

Introduce My name is Danar Noordito, as a travel agent from BATAVIA Tours and Travel

I represent my Guests from BANK BALI .  to your hotel and  would like to reserve a few rooms in your Hotel for group guest

As follow :

§  Type of Room                         : Deluxe Room

§  Number of Rooms                  : 15 (fifteen rooms )

§  Number of Persons                 : 15 (fifteen persons)

§  Length of Saty                        : 15 (fifteen days )

§  Method of Payment                : Travel Agent Voucher From BATAVIA Tours & Travel

include for ABF + Lunch + Dinner

§  Special requests                       : Need smooking Rooms

  Please provide daily neewspaper each day

  Please provide extra soap in the bathroom

  Please provide fruits basket

  Pick-up Airport to Hotel by your shuttle bus

My guests from BANK BALI will arrive at Soekarno Hatta International Airport Jakarta on November15^th 2011 at 10 a.m  by GIA 1515. The Room Rates which has been approved includes for American breakfast , lunch , and dinner .                                                                                               

I would be very appreciate if you could inform me or contact me. If it is not possible, I would be thankful if you could send me a confirmation letter.                                                                              

I am looking forward to hearing from you. Thank you very much.

Sincerely yours,

Front Office

Gloseri adalah suatu daftar alfabetis istilah dalam suatu ranah pengetahuan tertentu yang dilengkapi dengan definisi untuk istilah-istilah tersebut. Biasanya gloseri ada di bagian akhir suatu buku dan menyertakan istilah-istilah dalam buku tersebut yang baru diperkenalkan atau paling tidak, tak umum ditemukan. Gloseri dwibahasa adalah daftar istilah dalam satu bahasa yang didefinisikan dalam bahasa lain atau diberi sinonim (atau paling tidak sinonim terdekat) dalam bahasa lain.

Dalam pengertian yang lebih umum, suatu gloseri berisi penjelasan konsep-konsep yang relevan dengan bidang ilmu atau kegiatan tertentu. Berikut Gloseri dalam bagian reservasi :

1.    american plan (AP) : Satuan harga kamar yang sudah termasuk makan, lebih lanjut dibeda-bedakan menjadi 4 (empat) jenis termasuk: Full American Plan (FAP), Modified American plan (MAP), Continental Plan, Bermuda Plan (BP)

2.    Arrival : Tanggal kedatangan tamu tiba (check-in) di hotel, baik tamu reservasi maupun tamu walk-in

3.    Available room : Jumlah kamar yang yang tersedia di hotel yang dapat dijual

4.    Booking : Penj90ualan atau pemesanan kamar sebelum waktunya

5.    cancellation Fee : Biaya yang dikenakan kepada tamu dari pihak hotel karena pembatalan pemesanan kamar yang dilakukan sebelumnya
check : in Kedatangan tamu.
check out : Keberangkatan tamu.

6.    Closed : Persediaan kamar sudah habis dan tidak melayani pemesanan kamar

7.    Deposit : Uang muka yang diberikan oleh tamu berkaitan dengan aktivitas yang akan dilaksanakan di hotel tersebut.

8.    Fully booked : Kamar hotel yang telah penuh pesanan karena telah di pesan atau sudah di huni tamu

9.     On Request : Pencatatan pesanan kamar sementara menunggu adanya kamar kosong

10. Open : Persediaan kamar masih ada dan setiap pemesanan bisa di terima

Pemesanan kamar untuk tamu individu

1. Persiapan

·         Mempersiapkan alat tulis

·         Mempersiapkan permesanan kamar

2. Menerima pemesanan kamar

·         Mengucapkan salam (Greeting)

·         Menawarkan bantuan

·         Menerima pemesanan tamu dengan baik

·         Dipastikan oleh petugas ada atau tidak persediaan kamar

·         Menjelaskan fasilitas secara jelas

3. Pencatatan data pemesanan kamar

·         Mencatat data tamu yang akan menginap secara jelas ke Reservation Card

·         Mengecek kembali

·         Permintaan bukti pemesanan kamar confirmation slip

4. Penyelesaian

·         Mencatat data pemesanan kamar kedalam buku harian

·         Mencatatan data kedalam lembar room control sheet

·         Mengarsip formulir pemesanan kamar kedalam rak pemesanan kamar

Pemesanan kamar untuk tamu VIP

1. Persiapan

·         Mempersiapkan alat tulis

·         Mempersiapkan permesanan kamar

2. Menerima pemesanan kamar

·         Mengucapkan salam (Greeting)

·         Menawarkan bantuan

·         Menerima pemesanan tamu dengan baik

·         Dipastikan oleh petugas ada atau tidak persediaan kamar

·         Menjelaskan fasilitas secara jelas

3. Pencatatan data pemesanan kamar

·         Mencatat data tamu yang akan menginap secara jelas ke Reservation Card

·         Mengecek kembali

·         Permintaan bukti pemesanan kamar confirmation slip

4. Penyelesaian

·         Mencatat data pemesanan kamar kedalam buku harian

·         Mencatatan data kedalam lembar room control sheet

·         Mengarsip formulir pemesanan kamar kedalam rak pemesanan kamar

Pemesanan kamar untuk tamu VIP sama dengan pemesaman kamar untuk tamu individu namun ada data – data yang ditambah pada pencatatan data pemesanan kamar. Misalnya :

1.    Pelayanaan tambahan buah untuk dikamar

2.    Pelayanaan tambahan minuman botol dikamar

3.    Pelayanaan tambahan karangan dikamar

Data – data tersebut dikirim kebagian lain yang terkait , agar dapat mempersiapkan kedatangan tamu

Pemesanan kamar untuk tamu Rombongan

1. Persiapan

·         Mempersiapkan alat tulis

·         Mempersiapkan permesanan kamar

2. Menerima pemesanan kamar

·         Mengucapkan salam (Greeting)

·         Menawarkan bantuan

·         Menerima pemesanan tamu dengan baik

·         Dipastikan oleh petugas ada atau tidak persediaan kamar

·         Menjelaskan fasilitas secara jelas

3. Pencatatan data pemesanan kamar rombongan

·         Mencatat data tamu yang akan menginap secara jelas ke Reservation Card

·         Mengecek kembali permintaan tamu dan menulisnya dimemo, misalnaya :

o   persiapan kamar - kamar yang akan dipergunakan rombongan

o   persiapan penerimaan tamu rombongan

o   acara “minuman selamat datang’

·         Permintaan bukti pemesanan kamar confirmation slip

4. Penyelesaian

·         Mencatat data pemesanan kamar kedalam buku harian

·         Mencatatan data kedalam lembar room control sheet

·         Mengarsip formulir pemesanan kamar kedalam rak pemesanan kamar

Pembatalan Pemesanaan kamar

Pembatalan pemesanaan kamar dilaksanakan sebagai berikut :

o   Ambil pemesanaan kamar yang ada diarsip

o   Tulislah pada formulir pemesanaan kamar, catat tanggal pemesaanan

o   Semua data disimpan pada arsip khusus

o   Menghapus data – data pada reservation chart