Teknik Supervisi

Housekeeping or Maid is one section or department that is in a hotel that handle matters related to beauty, cleanliness, neatness, completeness and health throughout the room, as well as areas of other common area , that all guests and employees can feel comfortable and safe in the hotel. Besides the Housekeeping department is part of the hotel which serves households make planning, maintenance/cleaning of all guest rooms, Office space, lobby, terrace, corridors, lift/elevator, public restrooms, public space, lockers room, linen and uniform rooms, courtyard, Garden, swimming pool and parking space.

the JOB DESCRIPTION of the organizational structure in the Maid or housekeeping is affected by large or small hotels, many or few employees and operational system that is used in the hotel. The larger hotels, the more convoluted structure used, the versa if the hotel is small, then the structure of the Organization was simple.

Target housekeeping amongst others, was able to penetrate the target receipts that have been determined by the hotel management. Guests can bring as much as possible with the best service from the hotel. Can promote all facilities owned by a hotel room. Able to lift images from the hotel to the world with a higher level. It can be as good media and excellent for guests stay with as much as possible.

How do I get the above targets are met. 

1. we as a supervisor, should be able to find work capacity and the scope of work as a housekeeping Supervisor. 

2. we should know that there are people in the organization structure of the hotel and of their responsibilities and in particular housekeeping respectively. 

3. we should be able to master all knowledge about housekeeping. 

4. We should be able to with the line Manager responsible for and capable of delegating tasks to employees who operate correctly. 

5. We must be able to synergize the comments and suggestions that we receive, either from his superiors and subordinates, as well as from guest dance in particular. 

6. We should be able to relate well with the guests .

KEPEMIMPINAN

KEPEMIMPINAN

1.          Baca materi diatas dan simpulkan ?

Adalah suatu proses mengarahan dan memberi pengaruh atau memberi instruksi pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya untuk memncapai tujuan. Agar kepemimpinan berjalan dengan lancar dibutuhkan   Pendekatan – Pendekatan Studi Kepemimpinan, sebagai berikut:

o    Pendekatan Kesifatan, pandang yang muncul karena kombinasi sifat-sifat yang tampak pada diri seseorang

o    Pendekatan Perilaku – Perilaku (Behaviors), bahwa pemimpin dipandang dari pribadi seseorang yang berhubungan dengan kepemimpinannya.

o    Pandangan Situasional (Contingency), pandangan ini menganggap bahwa kondisi yang menentukan efektivitas kepemimpinan bervariasi dengan situasi tugas yang dilakukan, keterampilan dan pengharapan bawahan, lingkungan organisasi dan sebagainya.

Gaya dalam Kepemimpinan, yaitu :

Ø  Gaya dengan Orientasi Tugas (Task Oriented)

Para manajer mengarahkan dan mengawasi bawahan secara tertutup untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan sesuai yang diinginkannya. 

Ø  Gaya dengan Orientasi Karyawan(Employee Oreinted)

Para manajer lebih memotivasi bawahan dibanding mangawasi mereka. Para anggota kelompok diberi kesempatan untuk berprestasi dan berkembang.

            Faktor – faktor yang mempengaruhi perilaku kepemimpinan Menurut Mary Parker Follet yaitu :

·         Pemimpin

·         Kemampuan dan kualitas pemimpin

·         Pengikut atau bawahan yaitu kemampuan dan kualitas pengikut dalam menerima pengarahan dari pemimpinnya.

·         Situasi yaitu lingkungan  yang mempengaruhi para pengikut  atau bawahan.

2.          Apa yang anda ketahui tentang Kepemimpinan ?

Leadership is a process of a leader gives an example of directing, nurture, guide and also shows or affect other parties involving followers achieve goals was labelled an organization. Designed to benefit individuals and organizations.             

3.          Jelaskan tugas-tugas seorang Pemimpin dalam menjalankan tugas kepemimpinan dalam organisasi.

a.       Yang berkaitan dengan kerja

o   Mengambil inisiatif yaitu pemimpin memberi ide atau saran saat situasi sedang tak mendukung

•  Mengatur langkah dan arah yaitu pemimpin memberikan arahan agar tujuan dapat dicapai
•  Memberikan informasi yaitu pemimipin memberi informasi kepada bawahannya
•  Memberikan dukungan yaitu apabila ada bawahannya yang kurang semngat dalam bekerja pemipin wajib memberi semngat atau dukungan agar bawahannya menjadi giat kembali
• Memberi pemikiran yaitu pemimpin memberi saran untuk perusahaan atau organisasi
• Mengambil suatu kesimpulan yaitu pemimpin wajib mengambil keputusan yang terbaik dan adil saat rapat atau musyawarah

b.      Yang berkaitan dengan kekompakan anggota :

•  Mendorong, bersahabat, bersikap menerima yaitu pepimpin mengerti akan kesusahan –kesusahan karyawannya
• Bersikap mendamaikan yaitu apabila terjadi selisih paham atau pertikaian pemimpin wajib mendamaikan
• Berkemampuan mengubah dan menyesuaikan pendapat yaitu pemimpin harus bisa merangkum dan menyimpulkan pendapat – pendapat untuk memajukan organisasi atau perusahaan
• Memperlancar pelaksanaan tugas yaitu pemimpin wajib mengawasi tugas – tugas yang sudah diberikan kepada bawahannya

4.         Apa yang dimaksud dengan gaya kepemimpinan?  apabila anda menjadi seorang pemimpin gaya kepemimpinan apa yang akan anda gunakan ? jelaskan!

Gaya Kepemimpinan

Pada dasarnya mengandung pengertian sebagai suatu perwujudan tingkah laku dari seorang pemimpin, yang menyangkut kemampuannya dalam memimpin. Perwujudan tersebut biasanya membentuk suatu pola atau bentuk tertentu. Jenis – jenis gaya kepemimpinan sebagai berikut :

Ø  Gaya dengan Orientasi Tugas (Task Oriented)

Para manajer mengarahkan dan mengawasi bawahan secara tertutup untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan sesuai yang diinginkannya.

Ø  Gaya dengan Orientasi Karyawan(Employee Oreinted)

Para manajer lebih memotivasi bawahan dibanding mangawasi mereka. Para anggota kelompok diberi kesempatan untuk berprestasi dan berkembang.

Apabila saya menjadi seorang pemimpin gaya kepemimpinan dengan Orientasi Karyawan(Employee Oreinted) akan saya gunakan karena karyawan akan merasa bertanggung jawab namun tidak terbebani karena motivasi yang diberikan oleh pemimpin. Dan pemimpin akan lebih dihormati dan proses kepemimpinan akan berjalan dengan lancar.

Job Description Reception

referensi tentang job description Reception I
RECEPTIONIST 
Sebuah resepsionis hotel adalah orang atau orang-orang yang bekerja di meja depan hotel,

memberi salam kepada tamu pada saat kedatangan dan membantu mereka dengan masalah selamamereka menginap. Seorang resepsionis hotel juga dapat disebut sebagai petugas meja. Kebanyakanhotel hanya memerlukan resepsionis mereka untuk memiliki ijazah sekolah tinggi atau setara,

meskipun beberapa mungkin memiliki gelar sarjana di wilayah seperti bisnis atau manajemen hotel.Dalam hari untuk bekerja hari, seorang resepsionis hotel mungkin akan perlu untuk menjawab

telepon ketika tamu-tamu potensial panggilan, untuk menjawab pertanyaan atau mengambil pemesanan. Dia atau dia akan perlu untuk mempertahankan catatan dan mungkin menciptakan danmenjaga sistem pengarsipan, dan menjaga area kerja nya rapi karena itu adalah hal pertama tamu akan

melihat saat memasuki hotel. Ketika tamu tiba, resepsionis hotel akan selesai check in proses.Hal ini melibatkan menugaskan kamar untuk tamu, menciptakan kunci, dan menjelaskan

kebijakan mengenai check-out kali dan setiap makanan sudah termasuk. Resepsionis perlu untuk mempertahankan laci uang tunai dalam rangka untuk menerima pembayaran untuk ruang, baik padakartu tunai atau kredit. Dia juga mungkin perlu mengatur account biaya untuk digunakan para tamuselama mereka menginap, sehingga mereka mampu biaya hal-hal ke kamar mereka, dan membayar semuanya sekaligus pada saat check-out.Tugas seorang receptionist hotel adalah :

1. Menyambut setiap tamu tamu hotel dengan ramah

2. Menjawab telepon berkaitan dengan informasi akan hotel tersebut

3. Memberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para pengunjung hotel

4. Memberikan informasi berkaitan dengan hotel kepada para pengunjung hotel

5. Mencatat daftar pengunjung hotel berkaitan dengan check in & check out

6. Data entry akan informasi tamu hotel

7. Mencatat berbagai informasi yg diperlukan oleh hotel seperti check in check out reservasi dll

8. Menyortir surat surat yang masuk ke hotel baik kertas maupun elektronik 

9. Memberikan citra + image hotel yg baik dan ramah serta profesional

10. Memberikan bantuan kepada setiap pengunjung hotel bila diperlukan

11. Mengamati & melaporkan aktivitas pengunjung hotel yang mencurigakan bila diperlukan

12. Bagi receptionist shift malam, ada kemungkinan besar dituntut untuk mampu mengerjakan nightauditing dimana ketika malam tiba, receptionist bisa juga bertugas :

- Sebagai petugas keamanan di malam hari- Mengurus check in check out di waktu malam- Menerima telepon di malam hari

- Menerima panggilan tamu hotel akan kebutuhan room service

- Menjadi bellboy

- Mengaudit guest ledger 

- Memasang pengumuman mengenai room rate + room tax hari itu kepada setiap guest folio (accounttamu) di tengah malam (biasa menjelang subuh jam 2 dini hari)

- Memasang or mengganti room rate + room tax buat esok yang dilakukan malam hari

- Mengecek akurasi beban biaya kepada account tamu hotel

- Mengurus pemesanan hotel di malam hari- Mengurus komplain tamu hotel di malam hari (tepatnya menampung komplain tamu hotel buatdisampaikan kepada yg atasan di pagi harinya)- Koordinasi kebutuhan housekeeping di malam hari

sumber :http://www.scribd.com/doc/61124495/Receptionist

referensi tentang job description Reception II

1. Pengertian

Tamu yang baru datang akan menuju ke counter kantor depan terlebih dahulu untuk melakukan registrasi atau mengambil kunci kamar, ketika berada di dekat counter mereka akan disambut oleh seorang receptionist yang berada di balik counternya. Seorang reception akan memberikan sambutan hangat kepada para tamu dengan memberikan salam, ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan, dengan senyum yang ramah tetapi cekatan.

Di beberapa hotel besar bagian reception tidak hanya menangani tamu check in saja tetapi juga menangani tamu check out juga, penggabungan tugas ini mungkin dilakukan jika hotel sudah menerapkan sistem komputer, ada banyak istilah yang digunakan untuk bagian ini antara lain Front Desk Agent, Guest Service Assistant, Ambasador, Room Clerk.

Seorang reception adalah orang yang penting bagi tamu dan hotel, bagi tamu petugas reception adalah orang yang paling sering dihubungi selama mereka menginap. Bagi hotel petugas reception adalah orang yang menciptakan dan mempertahankan citra yang baik dan membuat tamu ingin datang kembali ke hotel. 

2. Tugas dan Tanggung Jawabnya
Reception mempunyai tugas dan tanggungjawab yang penting dalam
menunjang tujuan dari sebuah hotel karena bagian ini banyak
berhubungan langsung dengan pengunjung dan tamu hotel.

Rincian tugas bagian reception yaitu:
1. Menyambut tamu tiba
2. Memproses pendaftaran tamu
3. Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu
4. Menangani kunci kamar tamu
5. Menjawab telepon dengan cepat dan ramah
6. Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar & sleep out
7. Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu
8. Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan pelayanan hotel
9. Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu & kamar seperti laporan tingkat hunian kamar, laporan tamu yang menginap di hotel .

sumber :http://smipusi.blogspot.com/2011/01/bagian-reception-reception-section.html

STRATEGIC PLANNING & OPERATIONAL PLANNING

STRATEGIC PLANNING

process undertaken to determine the organization's strategy or direction, and make decisions to allocate resources (including human resources modaldan) to achieve this strategy. Various business analysis techniques can be used in this process, including SWOT analysis (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), PEST (Political, Economic, Social, Technology), or Steer (Socio-cultural, Technology, Economy, Ecology, Rules). Strategic Planning (Strategic Planning) is a management tool used to manage the current state to make projections of future conditions, so the strategic plan is a guide that can be used by an organization's current conditions for their work on 5 to 10 years into the future (Kerzner , 2001)

To achieve the strategy set by the organization in order to have a competitive advantage, then the chairman of the company, operations manager, must work in an existing system in the process of strategic planning / strategic planning (Brown, 2005). Manufacturing capabilities, should be used appropriately, so it can be a weapon that excels in strategic planning (Skinner, 1969). To achieve the strategy set by the organization in order to have a competitive advantage, then the chairman of the company, operations manager, must work within the existing system on the strategic planning process Brown, 2005). Manufacturing capabilities, should be used appropriately, so it can be a weapon that excels in strategic planning (Skinner, 1969).

Strategic planning is the formal consideration of the future direction of the organization. All strategic planning associated with at least one of the three key questions:

1. "What do we do?"

2. "To whom do we do?"

3. "How do we excel?"

Benefits and Strategic plan

1. Determine the boundaries of business / business. Selecting a focus area of ​​business that will be developed based on all layers of management.

2. Provide direction of the company. Menentuan business boundaries and direction of the company are two sides of the same coin which underlies or produced. Secondly it is the foundation of the company's policy of setting priorities and actions in the face of environmental change.

3. Directing and shaping corporate culture. Strategic plan to support the direction and the formation of corporate culture through a process of interaction, bargaining, or mutual communication.

4. Maintaining a consistent and appropriate policies.

5. Maintain flexibility and stability operations. Facilitate preparation of annual action plans and budgets.

Stage and strategic planning framework

v Formulation of the company's mission

v Analysis of advantages, weaknesses, opportunities and threats (SWOT)

v Determination of the direction, objectives and strategies

v Identify the programs and financial projections

Strategic Planning Process This process involves the following steps:

1.      Reviewing and updating the strategic plan of two years ago.

2.      Deciding assumptions and guidelines

3.      The first iteration of the four new strategic plan.

4.      Analysis

5.      The second iteration of the new strategic plan

6.      Reviewing and Approving

Example:

1. STP Sahid Nature intended to teach science and math to students with high quality standards to be useful after graduation.

2. Univ. Sahid provide educational services with the highest quality possible.

OPERATIONAL PLANNING

operational planning from tactical planning, has a more narrow focus, shorter durations (less than 1 year) and involves low-level management. Operational planning (operational planning), efficiency focused, which in terms of operation and especially not now operating effectiveness. An operational planning.

1.     Production planning (Production Plan): Planning relating to the methods and technology needed in the work of two.

2.     Financial Planning (Financial Planning): Planning associated with the funds needed for operating activities

3.     Facilities Plan (Facilities Plan): Planning-related facilities & layaout work is needed to support the task.

4.     Planning marketing (Marketing Plan): Dealing with the purpose of selling and distribution of goods / services.

5.     human resource planning (Plan for Human Resources): associated deng

Planning Function:

- Means of communication

- Basic resource allocation settings

- Tools to encourage planners and implementers look ahead

- Grip and control functions benchmark

Process and Planning:

a. Determination Determination of objective

b. Assessment of the initial position of the target destination

c. Selection of alternative

d. Preparation of a series of steps to achieve goals

Planning Element

o   Operational Planning

o   Project scope

o   Quality Planning  

o   preparation time schedule

o   cost planning

o   Human Resource

o   Planning Program risk

o   management contracts and purchase

o   Planning of communication