Surat Pemesanan Kamar Rombongan dari Travel Agent (F.O)

BATAVIA TOURS AND TRAVEL

                            Jalan Padma no 2, legian, kuta, Bali , Indonesia 036 175 1381

Attention To:                                                                                                 November  9^th  2011
ReservationSection
JW Marriott Hotel jakarta

Jalan Lingkar Mega Kuningan Kav E 1.2 No 1&2

South Jakarta, 12950 Indonesia

Dear Sir/ Mam,

Introduce My name is Danar Noordito, as a travel agent from BATAVIA Tours and Travel

I represent my Guests from BANK BALI .  to your hotel and  would like to reserve a few rooms in your Hotel for group guest

As follow :

§  Type of Room                         : Deluxe Room

§  Number of Rooms                  : 15 (fifteen rooms )

§  Number of Persons                 : 15 (fifteen persons)

§  Length of Saty                        : 15 (fifteen days )

§  Method of Payment                : Travel Agent Voucher From BATAVIA Tours & Travel

include for ABF + Lunch + Dinner

§  Special requests                       : Need smooking Rooms

  Please provide daily neewspaper each day

  Please provide extra soap in the bathroom

  Please provide fruits basket

  Pick-up Airport to Hotel by your shuttle bus

My guests from BANK BALI will arrive at Soekarno Hatta International Airport Jakarta on November15^th 2011 at 10 a.m  by GIA 1515. The Room Rates which has been approved includes for American breakfast , lunch , and dinner .                                                                                               

I would be very appreciate if you could inform me or contact me. If it is not possible, I would be thankful if you could send me a confirmation letter.                                                                              

I am looking forward to hearing from you. Thank you very much.

Sincerely yours,

Front Office

Gloseri adalah suatu daftar alfabetis istilah dalam suatu ranah pengetahuan tertentu yang dilengkapi dengan definisi untuk istilah-istilah tersebut. Biasanya gloseri ada di bagian akhir suatu buku dan menyertakan istilah-istilah dalam buku tersebut yang baru diperkenalkan atau paling tidak, tak umum ditemukan. Gloseri dwibahasa adalah daftar istilah dalam satu bahasa yang didefinisikan dalam bahasa lain atau diberi sinonim (atau paling tidak sinonim terdekat) dalam bahasa lain.

Dalam pengertian yang lebih umum, suatu gloseri berisi penjelasan konsep-konsep yang relevan dengan bidang ilmu atau kegiatan tertentu. Berikut Gloseri dalam bagian reservasi :

1.    american plan (AP) : Satuan harga kamar yang sudah termasuk makan, lebih lanjut dibeda-bedakan menjadi 4 (empat) jenis termasuk: Full American Plan (FAP), Modified American plan (MAP), Continental Plan, Bermuda Plan (BP)

2.    Arrival : Tanggal kedatangan tamu tiba (check-in) di hotel, baik tamu reservasi maupun tamu walk-in

3.    Available room : Jumlah kamar yang yang tersedia di hotel yang dapat dijual

4.    Booking : Penj90ualan atau pemesanan kamar sebelum waktunya

5.    cancellation Fee : Biaya yang dikenakan kepada tamu dari pihak hotel karena pembatalan pemesanan kamar yang dilakukan sebelumnya
check : in Kedatangan tamu.
check out : Keberangkatan tamu.

6.    Closed : Persediaan kamar sudah habis dan tidak melayani pemesanan kamar

7.    Deposit : Uang muka yang diberikan oleh tamu berkaitan dengan aktivitas yang akan dilaksanakan di hotel tersebut.

8.    Fully booked : Kamar hotel yang telah penuh pesanan karena telah di pesan atau sudah di huni tamu

9.     On Request : Pencatatan pesanan kamar sementara menunggu adanya kamar kosong

10. Open : Persediaan kamar masih ada dan setiap pemesanan bisa di terima

Pemesanan kamar untuk tamu individu

1. Persiapan

·         Mempersiapkan alat tulis

·         Mempersiapkan permesanan kamar

2. Menerima pemesanan kamar

·         Mengucapkan salam (Greeting)

·         Menawarkan bantuan

·         Menerima pemesanan tamu dengan baik

·         Dipastikan oleh petugas ada atau tidak persediaan kamar

·         Menjelaskan fasilitas secara jelas

3. Pencatatan data pemesanan kamar

·         Mencatat data tamu yang akan menginap secara jelas ke Reservation Card

·         Mengecek kembali

·         Permintaan bukti pemesanan kamar confirmation slip

4. Penyelesaian

·         Mencatat data pemesanan kamar kedalam buku harian

·         Mencatatan data kedalam lembar room control sheet

·         Mengarsip formulir pemesanan kamar kedalam rak pemesanan kamar

Pemesanan kamar untuk tamu VIP

1. Persiapan

·         Mempersiapkan alat tulis

·         Mempersiapkan permesanan kamar

2. Menerima pemesanan kamar

·         Mengucapkan salam (Greeting)

·         Menawarkan bantuan

·         Menerima pemesanan tamu dengan baik

·         Dipastikan oleh petugas ada atau tidak persediaan kamar

·         Menjelaskan fasilitas secara jelas

3. Pencatatan data pemesanan kamar

·         Mencatat data tamu yang akan menginap secara jelas ke Reservation Card

·         Mengecek kembali

·         Permintaan bukti pemesanan kamar confirmation slip

4. Penyelesaian

·         Mencatat data pemesanan kamar kedalam buku harian

·         Mencatatan data kedalam lembar room control sheet

·         Mengarsip formulir pemesanan kamar kedalam rak pemesanan kamar

Pemesanan kamar untuk tamu VIP sama dengan pemesaman kamar untuk tamu individu namun ada data – data yang ditambah pada pencatatan data pemesanan kamar. Misalnya :

1.    Pelayanaan tambahan buah untuk dikamar

2.    Pelayanaan tambahan minuman botol dikamar

3.    Pelayanaan tambahan karangan dikamar

Data – data tersebut dikirim kebagian lain yang terkait , agar dapat mempersiapkan kedatangan tamu

Pemesanan kamar untuk tamu Rombongan

1. Persiapan

·         Mempersiapkan alat tulis

·         Mempersiapkan permesanan kamar

2. Menerima pemesanan kamar

·         Mengucapkan salam (Greeting)

·         Menawarkan bantuan

·         Menerima pemesanan tamu dengan baik

·         Dipastikan oleh petugas ada atau tidak persediaan kamar

·         Menjelaskan fasilitas secara jelas

3. Pencatatan data pemesanan kamar rombongan

·         Mencatat data tamu yang akan menginap secara jelas ke Reservation Card

·         Mengecek kembali permintaan tamu dan menulisnya dimemo, misalnaya :

o   persiapan kamar - kamar yang akan dipergunakan rombongan

o   persiapan penerimaan tamu rombongan

o   acara “minuman selamat datang’

·         Permintaan bukti pemesanan kamar confirmation slip

4. Penyelesaian

·         Mencatat data pemesanan kamar kedalam buku harian

·         Mencatatan data kedalam lembar room control sheet

·         Mengarsip formulir pemesanan kamar kedalam rak pemesanan kamar

Pembatalan Pemesanaan kamar

Pembatalan pemesanaan kamar dilaksanakan sebagai berikut :

o   Ambil pemesanaan kamar yang ada diarsip

o   Tulislah pada formulir pemesanaan kamar, catat tanggal pemesaanan

o   Semua data disimpan pada arsip khusus

o   Menghapus data – data pada reservation chart

Planning

Planning

Planning menurut Wikipedia

adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.

Apa yang  anda ketahui tentang planning ?

Adalah rencana atau tujuaan seseorang, kelompok, atau perusahaan yang mengatur tentang rencana agar rencananya menjadi sukses dan berhasil. Dengan mengunakan Sumber Daya yang telah ditetapkan dan selesai tepat waktu.

Planning dibagi menjadi 2, yaitu :

Rencana Jangka Pendek (short range plans) planning ini digunakan untuk jangka waktu satu hari s/d satu tahun

Rencana Jangka Menengah (intermediate range plans) planning ini digunakan untuk  beberapa bulan – tiga tahun

  Apa keuntungan adanya planning ?

1. Dengan planning tujuan akan menjadi jelas, objektif dan rasional
2. Semua aktvitas terarah, teratur, ekonomis, tepat waktu.
3. Planning akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.
4. Planning menyebabkan semua aktivitas teratur dan bermanfaat.
5. Planning dapat merangsang prestasi kerja karena setiap karyawan sudah ditetapkan tugas – tugas dan standar yang harus dilaksanakan
6. memperkecil resiko kegagalan yang dihadapi oleh sebuah perusahaan
7. Dengan planning dapat diketahui tingkat keberhasilan karyawan.
8. Dengan planning memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas, tepat, lengkap dan akurat.

Sebutkan dasar-dasar pembuatan planning ! urain secara detail

·         Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

suatu rencana tidak dapat berjalan tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.

·         Merumuskan keadaan saat ini

Dengan mengetahui posisi keadaan (sumber daya) perusahaan saat sekarang dapat mencegah terjadinya kekurangan sumber daya dan terjadinya korupsi dan menjadikan planning tercapai sesuai dengan tujuan yang akan ditetapkan.

·         Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan

Segala kekuatan dan kelemahan atau hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan

misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

·         Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan

Pengembangan, penilaian dan pemilihan beberapa alternatif yang terbaik untuk mempermudah perusahaan apabila planning tidak sesuai dengan rencana, atau terjadi becana yang tidak diinginkan

Sebutkan isi perencanaan ! (jawaban anda dengan contoh - contoh kasus)

1. what : apa yg mau di planningin?
contoh : PT. Sido Muncul, memplanningkan pembuatan pabrik baru           

2. When : targetnya kapan?

Contoh : akhir tahun 2014
3. why : kenapa kegiatan ini dilaksanakan?
contoh : untuk menunjang produksi yang semakin besar

4. who : siapa yg menjalaninya? sehingga kegiatan tercapai?

Contoh : Developer PT. Sakti Berkembang
5. When : dimana dilaksanakannya?

Contoh : Semarang, Jawa Timur
6. how : bagaimana melaksanakannya?

Contoh : Dengan pembelian tanah lalu dibangun Perusahaan oleh Developer PT. Sakti

Berkembang dan diawasi oleh manager yang terkait

Manager dan Keahliannya

Pengertian Manager

Manager adalah orang atau seseorang yang harus mampu membuat orang-orang dalam organisasi yang berbagai karakteristik, latar belakang budaya, akan tetapi memiliki ciri yang sesuai dengan tujuan (goals) dan teknologi (technology).

Dan tugas seorang manager adalah bagaimana mengintegrasikan berbagai macam variabel (karakteristik, budaya, pendidikan dan lain sebagainya) kedalam suatu tujuan organisasi yang sama dengan cara melakukan mekanisme penyesuaian.

Pengertiaan Manager menurut Wikipedia :

Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi

Kemampuan Yang Harus Dimiliki Oleh Manager

1. Ketrampilan Konseptual ( Conseptual Skills) adalah kemampuan mental untuk mengkoodisikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi . ini mencakup kemampuan manajer untuk melihat organisasi sebagai suatu keseluruhan dan memahami hubungan antara bagian yang saling bergantung, serta mendapatkan,menganalisa dan menginterpretasikan informasi yang diterima dari bermacam – macam sumber.

Alasannya

Seeorang manager harus memiliki Keterampilan Konseptual, karena seorang manager harus mempunyai rencana kerja agar perusahaan yang dipimpinya mempunyai tujuan yang jelas.

2. Ketrampilan Kemanusiaan ( Human skills) adalah kemampuan untuk bekerja dengan memahami, dan memotivasi orang lain baik sebagai individu ataupun kelompok. Manajer membutuhkan ketrampilan ini agar dapat memperoleh partisipasi dan mengarahkan kelompoknya dalam pencapaian tujuan.

Alasannya

Karena dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan.

3. Ketrampilan Administratif ( Administratif Skills ) adalah keseluruhan ketrampilan yang berkaitan dengan perencanaan,pengorganisasian ,penyusunan kepegawaian dan pengawasan. Ketrampilan ini mencakup kemampuan untuk mengikuti kebijaksanaan dan prosedur , mengelola dengan anggaran terbatas,dan sebagainya. Ketrampilan administrative adalah suatu perluasan dari ketrampilan konseptual . Manajer melaksanakan keputusan melalui penggunaan ketrampilan administrative dan kemampuan kemanusiaan.

Alasannya

Karena seorang manager harus dapat meminimalkan anggaran yang tersedia dengan semaksimal mungkin.

4. Ketrampilan Teknik ( Technicall Skills) adalah kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan,prosedur-prosedur atau teknik dari suatu bidang tertentu,seperti akuntasi,produksi,penjualan,atau permesinan dan sebagainya.

Alasannya

Karena seorang manager harus tau penggunaan peralatan dengan baik, agar dapat memberi contoh kepada bawahaannya

5.   Budgeting and Cost Skills Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya proyek memiliki peran yang sangat penting. Dengan demikian manajer proyek dituntut untuk memiliki pengetahuan dalam hal analisis biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.

Alasannya

Mengapa seorang manager harus memiliki Budgeting and Cost Skills, agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.

6.      Time Management Skills Perencanaan proyek membutuhkan kemampuan untuk menjadwalkan proyek. Disini manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas yang diperlukan. Selain itu manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis. Kemudian, manajer proyek harus mengatur waktu peringatan untuk mengindikasikan tanggal-tanggal kritis selama proyek berlangsung.

Alasannya

Mengapa seorang manager harus memiliki Time Management Skills Agar proyek yang direncanakan selesai tepat waktu.

7.   Leadership Skills Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menandakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja. Dengan ini manajer proyek dapat mempengaruhi bagaimana orang lain dapat bertindak dan bereaksi terhadap isu-isu proyek. Grey&Larson (2006) memberikan contoh gaya kepemimpinan dengan memberi teladan sebagai syarat menuju manajer proyek yang efektif. Ada enam aspek yang melingkupinya, antara lain :

·         Prioritas, hal ini berbicara mengenai penggunaan waktu. Manajer proyek memerlukan banyak waktu untuk mengamati sebuah pengujian kritis daripada menunggu laporan.

·       Urgensi, dengan meningkatkan pola interaksi dengan tim seperti laporan dan rapat penting dengan sering akan membuat tim merasa bahwa pekerjaan ini sangat penting. Ketika tim sudah memiliki kesadaran seperti ini, maka tidak ada yang akan meremehkan suatu aktivitas di dalam proyek.

·  Pemecahan masalah, manajer proyek yang aefektif akan lebih memusatkan kepada bagaimana tim dapat mengubah masalah menjadi kesempatan atau apa yang dipelajari dari suatu kesalahan untuk lebih proaktif dalam memecahkan masalah.

·         Kerjasama, berbicara mengenai bagaimana manajer proyek bertindak terhadap orang luar dan memengaruhi bagaimana anggota tim berinteraksi dengan orang luar.

·      Standar Kinerja, manajer proyek harus menetapkan standar yang tinggi untuk kinerja proyek melalui respon yang cepat atas kebutuhan tim, mengikuti isu-isu penting, berprinsip teguh, serta hati-hati dalam menjalankan pertemuan-pertemuan kritis.

·         Etika, jika seorang manajer proyek dengan bebas menyalahgunakan atau menahan informasi penting dari manajemen atas atau pelanggan, hal ini member isyarat kepada anggota tim bahwa perilaku seperti ini dapat diterima dan dilakukan.

Alasannya

Seorang manager harus memiliki Leadership Skills agar dihormati oleh bawahannya dan bawahannya bisa bekerja dengan baik.

Tjiptono&Diana (2003) mendeskripsikan pemimpin yang baik memiliki karakteristik; tanggung jawab yang seimbang, Model peranan yang positif, memiliki keterampilan komunikasi yang baik, memiliki pengaruh yang positif, dan memiliki kemampuan untuk meyakinkan orang lain. Antara lain:

1. Resource Management and Human Relationship Skills Pemakaian sumber daya adalah masalah utama bagi para manajer proyek dan merupakan sumber konflik utama yang terjadi di proyek. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan social dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder. Seorang manajer proyek yang efektif harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan persahabatan dengan pihak lain, salah satunya dengan menjadi pendengar yang baik.
2. Communication Skills Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka. Kadang, jadwal perencanaan yang sudah dibuat secara sempurna oleh manajer proyek tidak dijalankan oleh timnya, tim lebih memilih bekerja dengan aturan mereka sendiri. Hal ini dikarenakan sang manajer tidak memberikan penjelasan atau mempresentasikan prosedur yang diinginkan dalam menjalankan proyek.
3. Negotiating Skills Untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan negosiasi dititik beratkan disini. Tapi, manajer proyek harus memahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini manajer proyek dapat melakukan bargaining dengan pemikiran yang tenang dan jernih untuk memperoleh apa yang diinginkan. Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan.
4. Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills Manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Bagaimanapun apa yang akan dikatakan sang manajer proyek kepada pelanggannya akan lebih berpengaruh daripada yang mengatakan hanya bagian marketing. Selain itu, kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsif terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara terus-menerus dengan pelanggan maupun antar tim proyek (Tjiptono&Diana, 2003).

Selain keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:

1. Keterampilan manajemen waktu merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
2. Keterampilan membuat keputusan merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

Kesimpulan

Jadi ketrampilan mana yang relative lebih penting tergantung pada organisasi,tingkatan manajerial dan fungsi yang sedang dilaksanakan.
setiap ketrampilan harus dimiliki oleh setiap manajer,hanya untuk tingkatan manajemen yang berbeda akan berbeda pula porsi masing –masing kebutuhan atas ketrampilan – ketrampilan tersebut.
Sebagai contoh manajer puncak disuatu perusahaan lebih membutuhkan ketrampilan konseptual dibandingkan manajer pada tingkatan lini pertama yang lebih membutuhkan ketrampilan teknik. seperti gambar dibawah ini :