Front Office

Gloseri adalah suatu daftar alfabetis istilah dalam suatu ranah pengetahuan tertentu yang dilengkapi dengan definisi untuk istilah-istilah tersebut. Biasanya gloseri ada di bagian akhir suatu buku dan menyertakan istilah-istilah dalam buku tersebut yang baru diperkenalkan atau paling tidak, tak umum ditemukan. Gloseri dwibahasa adalah daftar istilah dalam satu bahasa yang didefinisikan dalam bahasa lain atau diberi sinonim (atau paling tidak sinonim terdekat) dalam bahasa lain.

Dalam pengertian yang lebih umum, suatu gloseri berisi penjelasan konsep-konsep yang relevan dengan bidang ilmu atau kegiatan tertentu. Berikut Gloseri dalam bagian reservasi :

1.    american plan (AP) : Satuan harga kamar yang sudah termasuk makan, lebih lanjut dibeda-bedakan menjadi 4 (empat) jenis termasuk: Full American Plan (FAP), Modified American plan (MAP), Continental Plan, Bermuda Plan (BP)

2.    Arrival : Tanggal kedatangan tamu tiba (check-in) di hotel, baik tamu reservasi maupun tamu walk-in

3.    Available room : Jumlah kamar yang yang tersedia di hotel yang dapat dijual

4.    Booking : Penj90ualan atau pemesanan kamar sebelum waktunya

5.    cancellation Fee : Biaya yang dikenakan kepada tamu dari pihak hotel karena pembatalan pemesanan kamar yang dilakukan sebelumnya
check : in Kedatangan tamu.
check out : Keberangkatan tamu.

6.    Closed : Persediaan kamar sudah habis dan tidak melayani pemesanan kamar

7.    Deposit : Uang muka yang diberikan oleh tamu berkaitan dengan aktivitas yang akan dilaksanakan di hotel tersebut.

8.    Fully booked : Kamar hotel yang telah penuh pesanan karena telah di pesan atau sudah di huni tamu

9.     On Request : Pencatatan pesanan kamar sementara menunggu adanya kamar kosong

10. Open : Persediaan kamar masih ada dan setiap pemesanan bisa di terima

Pemesanan kamar untuk tamu individu

1. Persiapan

·         Mempersiapkan alat tulis

·         Mempersiapkan permesanan kamar

2. Menerima pemesanan kamar

·         Mengucapkan salam (Greeting)

·         Menawarkan bantuan

·         Menerima pemesanan tamu dengan baik

·         Dipastikan oleh petugas ada atau tidak persediaan kamar

·         Menjelaskan fasilitas secara jelas

3. Pencatatan data pemesanan kamar

·         Mencatat data tamu yang akan menginap secara jelas ke Reservation Card

·         Mengecek kembali

·         Permintaan bukti pemesanan kamar confirmation slip

4. Penyelesaian

·         Mencatat data pemesanan kamar kedalam buku harian

·         Mencatatan data kedalam lembar room control sheet

·         Mengarsip formulir pemesanan kamar kedalam rak pemesanan kamar

Pemesanan kamar untuk tamu VIP

1. Persiapan

·         Mempersiapkan alat tulis

·         Mempersiapkan permesanan kamar

2. Menerima pemesanan kamar

·         Mengucapkan salam (Greeting)

·         Menawarkan bantuan

·         Menerima pemesanan tamu dengan baik

·         Dipastikan oleh petugas ada atau tidak persediaan kamar

·         Menjelaskan fasilitas secara jelas

3. Pencatatan data pemesanan kamar

·         Mencatat data tamu yang akan menginap secara jelas ke Reservation Card

·         Mengecek kembali

·         Permintaan bukti pemesanan kamar confirmation slip

4. Penyelesaian

·         Mencatat data pemesanan kamar kedalam buku harian

·         Mencatatan data kedalam lembar room control sheet

·         Mengarsip formulir pemesanan kamar kedalam rak pemesanan kamar

Pemesanan kamar untuk tamu VIP sama dengan pemesaman kamar untuk tamu individu namun ada data – data yang ditambah pada pencatatan data pemesanan kamar. Misalnya :

1.    Pelayanaan tambahan buah untuk dikamar

2.    Pelayanaan tambahan minuman botol dikamar

3.    Pelayanaan tambahan karangan dikamar

Data – data tersebut dikirim kebagian lain yang terkait , agar dapat mempersiapkan kedatangan tamu

Pemesanan kamar untuk tamu Rombongan

1. Persiapan

·         Mempersiapkan alat tulis

·         Mempersiapkan permesanan kamar

2. Menerima pemesanan kamar

·         Mengucapkan salam (Greeting)

·         Menawarkan bantuan

·         Menerima pemesanan tamu dengan baik

·         Dipastikan oleh petugas ada atau tidak persediaan kamar

·         Menjelaskan fasilitas secara jelas

3. Pencatatan data pemesanan kamar rombongan

·         Mencatat data tamu yang akan menginap secara jelas ke Reservation Card

·         Mengecek kembali permintaan tamu dan menulisnya dimemo, misalnaya :

o   persiapan kamar - kamar yang akan dipergunakan rombongan

o   persiapan penerimaan tamu rombongan

o   acara “minuman selamat datang’

·         Permintaan bukti pemesanan kamar confirmation slip

4. Penyelesaian

·         Mencatat data pemesanan kamar kedalam buku harian

·         Mencatatan data kedalam lembar room control sheet

·         Mengarsip formulir pemesanan kamar kedalam rak pemesanan kamar

Pembatalan Pemesanaan kamar

Pembatalan pemesanaan kamar dilaksanakan sebagai berikut :

o   Ambil pemesanaan kamar yang ada diarsip

o   Tulislah pada formulir pemesanaan kamar, catat tanggal pemesaanan

o   Semua data disimpan pada arsip khusus

o   Menghapus data – data pada reservation chart